Naucz się jak zorganizować dzień pracy efektywnie i skutecznie. A wszystko po to, abyś szła do przodu MAMOBOSS! Mówią o mnie urodzona organizatorka, nieśmiało przyznam, że opanowałam do perfekcji sztukę efektywnego wykorzystywania czasu w biurze. Ale zacznę od krótkiego wprowadzenia, abyś wiedziała, że jedziemy na tym samym wózku.

Nazywam się Bogna Bojanowska i jestem przedsiębiorczą kobietą, Redaktor Naczelną magazynu MINT oraz Wedding Plannerką w Wytwórnia Ślubów. Do tego mamą trójki (12 letnich bliźniąt Matteo i Nicolasa, oraz 4 letniej Zoe), żoną Michała, Panią domu i organizatorką życia 5 domowników i psa. Od 2012 roku prowadzę swoją działalność, mam biuro w domu, nienormowane godziny pracy i generalnie tylko ode mnie samej zależy czy i jak będą funkcjonowały moje działania i firmy. Jestem sobie okrętem i sterem, w pełnej świadomości wynikających z tego przywilejów, ale też trudności.

Zapewne tak jak Ty decyduję o tym kiedy pracuję. Przez lata pracy ,,na swoim” wypracowałam system, który pozwala mi maksymalnie wykorzystać czas w biurze, efektywnie realizować działania i pomyślnie prowadzić swoich Klientów i powierzane mi kampanie.

Dzisiaj podzielę się z Tobą kilkoma sposobami na to jak zorganizować dzień pracy efektywnie i skutecznie. Korzystaj do woli i sięgaj gwiazd!

Sprawdź jak zorganzować dzień pracy

Z tego artykułu dowiesz się jak blokować czas i koncentrację, aby móc realizować projekty i efektywnie planować tydzień. Wykorzystuję te metody właśnie wtedy kiedy planuje dzień pracy w biurze. Przejdź od pomysłu do realizacji swoich planów i przebij się przez cały ten hałas związany z produktywnością, aby zaplanować to, co naprawdę działa.

Biorąc pod uwagę wszystkie wymagania dotyczące twojego czasu w danym dniu, czy wiesz jak mądrze nim zarządzasz? W temacie zarządzania czasem i produktywnością, już niewielkie zmiany mogą mieć duży wpływ na Twoje wyniki. Chciałabym dzisiaj podpowiedzieć Ci metodę bloków czasowych jako narzędzie do organizacji czasu pracy.

Blokowanie czasu może pomóc Ci być na bieżąco ze wszystkimi rzeczami, które wymagają Twojej uwagi. Pomaga w wykonywaniu zadań w sposób, który pozwala zarządzać czasem, przywraca poczucie kontroli w swoim życiu, skupia się na Tobie i zapewnia spokój umysłu.

Co to jest blok czasowy?

Bloki czasowe to koncepcja zarządzania czasem w najbardziej zorganizowany sposób. Jeśli jesteś przyzwyczajona do planowania dnia za pomocą list rzeczy do zrobienia, prawdopodobnie jesteś sfrustrowana w nocy, gdy nie możesz skreślić wszystkich pozycji z listy. Dzieje się tak, ponieważ listy rzeczy do zrobienia są niewystarczające. Nie pomagają w ustalaniu priorytetów zadań ani efektywnym zarządzaniu czasem.

W blokowaniu czasu przydzielasz określony czas w swoim codziennym harmonogramie na wykonanie określonej czynności. Właściwe użycie pozwala skupić się na wykonywaniu dużych i małych zadań, nie będąc jednocześnie zależnym od zegara, który określa, ile godzin pozostało do wykonania pracy. Jako narzędzie zwiększające produktywność, blokowanie czasu jest bardzo skuteczne i było używane przez ludzi takich jak Benjamin Franklin, Bill Gates i Elon Musk, aby wykonywać zadania pomimo bardzo napiętych harmonogramów.

Jakie są zalety bloków czasowych?

Jakie korzyści płyną z bloków czsowych?

Jeśli zastanawiasz się jak zorganizować dzień pracy efektywnie, bloki czasowe to pomysł dla Ciebie. Pozwala bowiem zobaczyć pełny obraz harmonogramu całego dnia. Zmusza Cię do realistycznego oszacowania, ile czasu masz na wykonanie swoich zadań. Chociaż możesz mieć ochotę umieścić 10 rzeczy na swojej liście rzeczy do zrobienia na jeden dzień, prawdopodobnie nie uda Ci się wykonać każdej z nich. Zmuszając się do oszacowania, ile czasu zajmie każde zadanie, jednocześnie myśląc o innych obowiązkach, jakie masz w życiu, trudno jest zobowiązać się do zrobienia zbyt wiele w ciągu jednego dnia.

Pozwalają  być panem swojego czasu. To Ty kontrolujesz, gdzie skierujesz swoją uwagę, i decydujesz się zająć swoimi zadaniami, zanim zaczniesz rozpraszać uwagę. Ludzie często pozwalają, aby ich kalendarze prowadziły ich dni, więc jeśli coś jest w kalendarzu, to się wydarzy. Ale ludzie także ich kalendarze jako narzędzie do odebrania im wolnego czasu, co prowadzi do długich godzin pracy bez przerw. Jeśli z wyprzedzeniem zablokujesz ważne godziny pracy w kalendarzu, możesz go użyć do ukierunkowania swojego czasu.

Jak zaplanować bloki czasowe?

Zidentyfikuj swoje największe priorytety, zapisz swoje typowe codzienne zadania i wypisz swoje działania poza pracą. Matryca Eisenhowera to pomocny system do kategoryzacji zadań według ich ważności i pilności. Pomoże Ci to ustalić, co należy zrobić rano, a co można przesunąć na inny dzień, jeśli wydaje się, że Twój dzień jest szczególnie pełny. Na przykład, jeśli masz połączenia konferencyjne do godziny 11:00, nie możesz oczekiwać, że przed lunchem wykonasz trzy godziny pracy nad dużym projektem. Rozważ wszystkie zadania, które są zaangażowane w twoim dniu, zanim poświęcisz swój czas na konkretne projekty.

Następnie skonfiguruj swój harmonogram. Zablokuj cały dzień. Zaplanuj, aby zakończyć codzienne zadania i nie pracować na czas. Zamiast tego nagraj kilka zadań, którym przypisujesz określone bloki czasu na zakończenie. Gdy skończysz z zadaniami, Twoja praca na dany dzień jest skończona. Oznacza to, że zamiast podążać za listą rzeczy do zrobienia, które należy wykonać przed końcem dnia, będziesz mieć bloki czasu przeznaczone na kończenie konkretnych projektów pojedynczo. W przypadku pustych bloków czasu zaplanuj w krótszych blokach (przeznaczając jedno zadanie na blok), według priorytetów. W ten sposób jako pierwsze wykonasz swoje priorytetowe zadania. Zajmij się mniej skomplikowanymi zadaniami pod koniec dnia, kiedy jesteś zmęczony i nie czujesz się zbyt produktywny. Te bardziej bezmyślne zadania mogą obejmować odbieranie wiadomości e-mail i połączeń telefonicznych. Harmonogram bloków czasowych dla każdego wygląda inaczej — zależy to tylko od osobistych priorytetów.

Jak trzymać się planu?

Rób rzeczy, które zaplanowałaś. Wykonuj swoje zadania zgodnie z planem. Oglądaj bloki z szacunkiem i nie wykonuj zadań, które nie są częścią zaplanowanego bloku. Ważne jest, aby zaangażować się w blokowanie czasu, aby było skuteczne. Na początku może wydawać się sztywny, ale poświęcenie mu czasu pomoże ci zobaczyć jego zalety i sprawdzić, czy pomoże ci być bardziej produktywnym w swoim czasie. Częścią zaangażowania w ten proces jest unikanie zewnętrznych rozproszeń, gdy jesteś w środku jednego ze swoich bloków czasowych. Skoncentruj się tylko na zadaniu. Wycisz telefon, wyeliminuj szumy w tle oraz wyłącz powiadomienia e-mail i media społecznościowe. Podczas gdy inni ludzie mogą być potencjalnymi rozpraszaczami, w rzeczywistości jesteś swoim największym wrogiem, jeśli chodzi o zejście z kursu. Stwarzasz większe zagrożenie dla własnej uwagi niż inni ludzie.

Czy bloki czasowe się zmieniają?

Popraw swoje bloki czasowe w razie potrzeby. Sprawy nie pójdą zgodnie z oczekiwaniami w 100% przypadków. Pod koniec dnia przejrzyj, jak poszło z blokowaniem czasu i w razie potrzeby wprowadź poprawki do swojego harmonogramu. Czasami sprawy trwają dłużej, niż się spodziewasz, lub kryzys w ostatniej chwili wymazuje cały dzień. W porządku. Samo przestrzeganie harmonogramu jest ważniejsze niż dokładne trzymanie się go.

Małe podsumowanie

Mam nadzieję, że widzisz już, że bloki czasowe są skutecznym narzędziem zwiększającym produktywność. Stwarzają spokój ducha i uwalniają od poczucia przytłoczenia wszystkimi rzeczami, które musisz osiągnąć. Możesz skorzystać z aplikacji, które pomogą Ci ustalić bloki czasowe. Nie musisz też rewolucjonizować swojego czasu pracy, ale zacząć od jednego dnia w tygodniu na początku. 

Koniecznie daj mi znać czy bloki czasowe na dobre zagościły w Twoim życiu.