Czy wiesz kim w ogóle jest wirtualna asystentka? Co się kryje pod tą nazwą? Czy Wirtualna Asystentka to rzeczywiście zawód przyszłości? Skąd jego rosnąca popularność? Słysząc tę nazwę na usta ciśnie się mnóstwo pytań. Postaram się odpowiedzieć chociaż na część z nich.
***
KIM JEST WIRTUALNA ASYSTENTKA I JAK Z NIĄ WSPÓŁPRACOWAĆ?
Wirtualna asystentka (WA) to przyszłość. Wachlarz usług WA jest, śmiem twierdzić, jest nieskończenie szeroki – potrafi bowiem być szalenie elastyczna. Dostosowuje się do potrzeb klienta, zdobywając nowe kwalifikacje i umiejętności tak, by zapewnić mu satysfakcjonującą obsługę. Wirtualna asystentka to przyszłość nie tylko dla kandydatek bądź kandydatów, pragnących wykonywać ten zawód, ale przede wszystkim dla przedsiębiorców. To oni zyskują najwięcej na tej formie współpracy.
WIRTUALNA ASYSTENTKA – KTO TO TAKI?
Najtrafniejszym określeniem, które stosuję charakteryzując siebie jako wirtualną asystentkę, jest „podpięty do sieci robot bojowy”. Moda, a może nawet potrzeba multifunkcyjności doprowadziła do tego, że polska WA powinna choć w podstawowym stopniu znać zagadnienia z obszarów: marketingu, sprzedaży, social mediów, copywritingu, concierge a przede wszystkim obsługi administracyjnej firm.
Wirtualna asystentka bowiem ma za zadanie wspierać przedsiębiorców w codziennej pracy, ogarniać całe biznesowe zaplecze, prowadzić projekty i przenosi biznesy na wyższy poziom.
JAK ZNALEŹĆ WŁAŚCIWĄ WIRTUALNĄ ASYSTENTKĘ?
Nasuwa się pytanie: właściwa czyli jaka? Pomijając fakt, że profesjonalna, bo to jest nad wyraz oczywiste, właściwa to taka, która wzbudzi zaufanie klienta.
Tylko jak dokonać tego wyboru opierając się na relacji zdalnej? Są ku temu sposoby. Najważniejszym i niepodważalnym są opinie i rekomendacje wystawione przez poprzednich bądź obecnych klientów. One stanowią społeczny dowód słuszności, pierwszy czynnik, który przyciągnie nowych klientów i ich zaufanie.
Kolejnym jest sposób komunikowania się wirtualną asystentką, czyli to, w jaki sposób wypowiada się na przykład w social mediach, jakie wartości stanowią jej fundament. Klient na pewno martwi się o to, czy wykonane zadania będą na wystarczającym poziomie, czy zostaną wykonane rzetelnie i terminowo. To właśnie ww. aspekty pomogą przełamać ten strach, pozwolą na zaufanie i skorzystanie z współpracy realizowanej zdalnie.
KTO I DLACZEGO WSPÓŁPRACUJE Z WIRTUALNĄ ASYSTENTKĄ?
Rozsądny i świadomy swoich potrzeb przedsiębiorca (a coraz więcej jest takich na rynku i ta ilość wciąż wzrasta). Taki, który patrzy na swoją firmę pod kątem rozwoju, a nie tylko przetrwania. Przedsiębiorca na miarę naszych czasów nie zadowala się dobrym stanem obecnym przedsiębiorstwa, tylko wciąż inwestuje w rozwój. Żadna szanująca się marka nie poprzestaje na odcinaniu kuponów, ponieważ decydenci zdają sobie sprawę, że aby BYĆ trzeba cały czas iść naprzód i wspinać się po drabinie możliwości.
Najcenniejszym zasobem właściciela firmy jest bezcenny i bezzwrotny czas, którym trzeba mądrze zarządzać i zamiast marnować go na czynności i zadania, których koszt jest niższy od stawki Twojej godzinowej, należy je oddelegowywać. Odzyskany w ten sposób czas możesz przeznaczyć na rozwój firmy, zdobywając nowych Klientów lub przyjmując więcej zleceń. Zamiast stać się własnością swojego biznesu (wykonując wszystkie zadania od rana do nocy samodzielnie) warto zawalczyć o zmianę w zarządzaniu czasem. Czy zdobywanie nowych umiejętności, które mogą się przydać tylko raz (według zasady zrobię sam, bo mogę) jest naprawdę warte poświęcenia czasu, który mógłby być spędzony na rozwoju firmy, relaksie z rodziną lub np. dokształcaniu?
Jedynym słusznym wyjściem z tego błędnego koła jest delegowanie. Dzięki temu przedsiębiorcy zwiększają efektywność w pracy, mierzalnie zwiększają też zarobki i zyski oraz mają więcej czasu. Chociaż wirtualna asystentka nie potrafi rozciągnąć doby, to potrafi zwrócić marnowany czas.
Jeśli jesteś:
- freelancerem bądź ekspertem, który pragnie skalować swój biznes poprzez bloga, vloga, kursy online, ale ciągle jest wyhamowywany przez zadania niemające przełożenia na rozwój i zysk
- przedsiębiorcą, który pracuje nad marką osobistą i buduje internetowe portfolio, żeby przyciągnąć adekwatną grupę docelową
- właścicielem sklepu internetowego i brakuje Ci czasu na aktualizowanie produktów w sklepie, na odpowiedzi na zapytania klientów i na reklamę w social mediach
- specjalistą od sprzedaży, marketerem czy ekspertem od social media,
to śmiało rozważyć możesz współpracę z wirtualną asystentką. Nie bój się oddać sprawy istotne dla funkcjonowania firmy, ale pochłaniające mnóstwo Twojego czasu. Odzyskany tak czas pozwoli obsłużyć więcej klientów, czyli skalować biznes, a przecież o to chodzi!
Dodatkową korzyścią wynikająca ze współpracy z wirtualna asystentką jest brak kosztów związanych z zatrudnianiem pracownika, gdyż ona najczęściej prowadzi działalność gospodarczą. Rachunki i faktury za usługi mogą być ujęte w kosztach firmy. Współpracując z taką osobą, przedsiębiorca nie tylko zarabia, w tym samym czasie dodatkowo oszczędza! Potrzebujesz wsparcia — delegujesz zadania, nie potrzebujesz — kończysz współpracę i tyle!
DELEGOWANIE – TRUDNA SPRAWA
Delegowanie nie jest proste, ponieważ trzeba się tego samemu nauczyć. Może dotyczyć zadań, do których podchodzisz niechętnie, które sprawiają trudność, są czasochłonne, rutynowo spędzasz nad nimi kilka godzin i nie przekładają się bezpośrednio na zyski. VA może zrealizować jednorazowe zlecenia, na które akurat nie masz czasu (albo ochoty!).
Szczególnie właściciele małych firmy muszą dać sobie zezwolenie na przekazanie zadań, które wykonywali do tej pory sami. Jest to trudne, ale tylko na początku, dopóki przedsiębiorca nie przyzwyczai się do nowej sytuacji. Stan ten nie trwa długo, gdyż człowiek do dobrego szybko się przyzwyczaja. Klienci bardzo szybko zauważają korzyści wynikające z delegowania zadań i nie wyobrażają sobie rezygnacji z oferowanych przez WA usług. Ba! Po wypróbowaniu takiego modelu biznesowego delegują więcej i więcej zadań, pozwalając sobie na większą kreatywność. Wyrzucają ze swojego słownika kosztowne słowa: zapomniałem i nie miałem czasu, bo mają wszystko zrobione terminowo i mają aktualizację dotyczącą ważnych terminów na bieżąco.
WIRTUALNA ASYSTENTKA – CZY TO NAPRAWDĘ PRZYSZŁOŚĆ?
Tym stwierdzeniem rozpoczęłam artykuł i stwierdzam z całą odpowiedzialnością i 100% pewnością, że to zawód obecnych i przyszłych pokoleń. Zawód, który ma ogromny potencjał i daje szerokie możliwościami rozwoju. To zawód oferujący usługi, których potrzebuje każdy przedsiębiorca, zarówno ten, który już z nich korzysta, jak i ten, który zaraz zacznie z nich korzystać. Inwestycja pieniędzy w pomoc, po to, żeby zarobić ich docelowo jeszcze więcej, to bardzo dobra inwestycja. A poświęcenie czasu na zlecenie zadań, to oszczędność czasu. Motto dobrze zarządzanego biznesu to nie być sobie samemu kapitanem, sterem i okrętem. Do przedsiębiorców kieruję moje motto:
WORK HARD, BUT DELEGATE HARDER Albo raczej: Pracuj efektywnie, deleguj efektywniej!
Autor: Ela Wolińska – Wirtualna Asystentka, Project Manager i Mentor WA. Wspiera zaplecza biznesowe Klientów od 2010 roku. Z pasji wokalistka. Prywatnie mama i spełniona kobieta
